Le presenti condizioni regolano l’uso del servizio di messaggistica automatizzata (“assistente” o “segretaria AI”) reso disponibile su WhatsApp. Scrivendo al numero WhatsApp del servizio, l’utente accetta le condizioni che seguono.
1. Chi eroga il servizio
Il servizio è offerto dall’azienda con cui l’utente ha un rapporto (di seguito “l’Azienda” — ad esempio lo studio medico, il salone o l’attività che gestisce il numero WhatsApp). L’Azienda è il titolare del trattamento dei dati dell’utente.
La tecnologia di messaggistica automatizzata (“Schedy”) è fornita all’Azienda da ONe Cloud Srl (P.IVA IT01881490674, sede legale Via XXIV Maggio, 64021 Giulianova (TE), Italia), che opera come responsabile del trattamento su istruzioni documentate dell’Azienda.
Il trasporto dei messaggi avviene tramite WhatsApp, servizio di Meta Platforms Ireland Ltd, secondo i termini di Meta applicabili all’utente.
2. Come si attiva l’interazione
L’interazione con l’assistente si attiva solo quando è l’utente a scrivere per primo. L’invio spontaneo di un messaggio al numero WhatsApp del servizio costituisce l’avvio volontario della conversazione (opt-in) e l’accettazione di ricevere risposte automatizzate finalizzate a evadere la richiesta.
Non esiste alcuna iscrizione, account o registrazione preliminare: il primo messaggio dell’utente è l’unico atto necessario per iniziare.
3. Finalità del servizio
L’assistente è destinato esclusivamente a:
- gestire e prendere appuntamenti (verifica disponibilità, prenotazione, modifica, disdetta);
- fornire assistenza e risposte alle richieste dell’utente nell’ambito dell’attività dell’Azienda;
- inviare promemoria relativi agli appuntamenti già fissati.
Il servizio non ha finalità diverse da quelle sopra indicate.
4. Consenso ai messaggi e opt-out
Avviando la conversazione, l’utente acconsente a ricevere i messaggi funzionali alla richiesta (conferme, richieste di chiarimento, promemoria degli appuntamenti).
L’utente può interrompere la comunicazione in qualsiasi momento:
- scrivendo STOP (o una richiesta equivalente di non essere più contattato);
- oppure bloccando il numero direttamente da WhatsApp.
A seguito dell’opt-out l’assistente cessa l’invio di ulteriori messaggi, fatti salvi gli obblighi di legge e le comunicazioni strettamente necessarie a un appuntamento già in essere.
5. Nessun messaggio promozionale senza opt-in esplicito
L’utente non riceve alcun messaggio promozionale, di marketing o commerciale salvo che abbia prestato un consenso specifico e separato a tal fine (opt-in esplicito). L’avvio di una conversazione per prenotare o chiedere assistenza non costituisce consenso a comunicazioni promozionali. Il consenso al marketing è sempre revocabile.
6. Conformità alla WhatsApp Business Messaging Policy
Il servizio è erogato nel rispetto della WhatsApp Business Messaging Policy e dei termini di Meta. In particolare:
- i messaggi sono limitati alle finalità dichiarate al punto 3;
- non vengono inviati contenuti vietati dalle policy di Meta;
- il canale WhatsApp non è utilizzato per invii massivi o non sollecitati.
L’uso di WhatsApp da parte dell’utente resta inoltre soggetto ai termini e alle condizioni di Meta.
7. Trattamento del contenuto dei messaggi
Per erogare il servizio vengono trattati il numero di telefono, il nome, il contenuto dei messaggi (testo e vocale), i dati di prenotazione e la memoria della conversazione. I messaggi vocali possono essere trascritti in testo per essere elaborati.
Le modalità del trattamento, le basi giuridiche, i tempi di conservazione, i sub-responsabili (inclusi i fornitori di trasporto, trascrizione ed elaborazione AI, alcuni dei quali situati fuori dall’UE con adeguate garanzie) e i diritti dell’interessato sono descritti nell’Informativa Privacy, alla quale si rinvia integralmente. Per l’esercizio dei diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: [email protected].
8. Avviso importante: non è un servizio di emergenza
Il servizio non è destinato alle emergenze e non fornisce consulenza medica.
- L’assistente è un sistema automatizzato per la gestione degli appuntamenti e dell’assistenza di base: non sostituisce il parere di un medico o di un professionista.
- In presenza di sintomi urgenti, situazioni di pericolo o emergenza sanitaria, l’utente deve chiamare immediatamente il 112 (numero unico di emergenza) o rivolgersi direttamente al proprio medico o al pronto soccorso.
- Non si deve fare affidamento sui tempi di risposta dell’assistente per questioni urgenti: i messaggi possono non essere letti o gestiti in tempo reale.
9. Contatti
Per informazioni sul servizio o per esercitare i propri diritti l’utente può rivolgersi all’Azienda che gestisce il numero WhatsApp, oppure scrivere a [email protected].
L’utente ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Ultimo aggiornamento: 14 luglio 2026